Bien choisir une salle de réception à Lyon

Choisir le bon lieu pour organiser une réunion d’entreprise, une conférence ou une formation est tout aussi important pour votre succès que de planifier avec soin le calendrier des sessions ou de choisir des conférenciers. En effet, la salle de réception peut contribuer à la réussite de votre événement. Si vous prévoyez d’organiser votre événement aux Rhône Alpes, voici quelques conseils pour vous aider à trouver une salle de réception à Lyon.

Les options incluses

Outre le prix, il est également nécessaire de se renseigner sur toutes les options incluses lors de la recherche d’une salle de réception à Lyon. N’hésitez pas à donner tous les détails de l’événement et les activités que vous prévoyez d’organiser pour obtenir le prix exact de la location. Afin d’éviter les mauvaises surprises, demandez ce qui est inclus dans les frais de la salle. Certains sites proposent des tarifs tout compris et d’autres non, alors assurez-vous de bien comparer les offres avant de prendre une décision.

Espace et aménagement

Lors de vos visites, assurez-vous que l’espace réponde bien aux besoins de votre événement en prenant en compte la taille et sa disposition. Il faut également se renseigner sur la capacité maximale de la salle et si d’autres options sont disponibles. Souvent, les espaces situés en dehors de la salle de réunion principale ne sont pas compris dans l’offre et il faut prévoir des frais supplémentaires pour y avoir accès. Par ailleurs, il est recommandé de visiter la salle lorsqu’elle est pleine pour avoir une idée de l’aménagement que vous pourrez bénéficier. Si vous recherchez un espace extérieur, assurez-vous de demander si la terrasse, la pelouse ou le jardin sont à votre disposition et s’ils disposent du WiFi. N’hésitez pas à faire part de tous vos projets au propriétaire de la salle pour qu’il puisse répondre à vos besoins bien que les solutions ne soient pas encore apparentes. Les espaces extérieurs peuvent élargir les possibilités de mise en réseau offertes aux délégués de votre réunion. Assurez-vous de savoir si l’utilisation de l’espace extérieur est incluse dans votre forfait.

Emplacement, accessibilité et stationnement

Si vos invités viennent de l’extérieur de la ville, il est conseillé de choisir un lieu proche de l’aéroport, du train ou des transports en commun. Vérifiez si un parking est disponible et quels sont les coûts supplémentaires éventuels ou si un autre moyen de transport peut être proposé. Si le parking sur place n’est pas disponible, pensez à réserver un parking à proximité pour les participants ou à réserver un moyen de transport tel qu’une navette. Pour les réunions ou les événements locaux, envisagez un lieu proche de votre bureau pour encourager la participation.

Services et commodités

Il faut savoir que tous les sites n’offrent pas le même niveau de service et le même matériel lors d’un événement. Si vous avez besoin de services supplémentaires tels que la restauration, la décoration florale, les tablettes et stylos, les services audiovisuels, l’assistance informatique, la mise en scène et l’éclairage, le décor pour la production d’événements, il ne faut pas hésiter à en parler lors de la première visite. Découvrez ce que le site propose ou si des fournisseurs sont recommandés.

L’ambiance

L’ambiance et le décor d’un espace peuvent définir le ton de votre événement. Si vous souhaitez renforcer votre image professionnelle, tenez-en compte lors de la sélection de votre site. Si vous cherchez à inspirer la créativité ou à créer des liens parmi votre équipe, optez pour des espaces où vous pouvez organiser facilement des activités en groupe. Si vous organisez une cérémonie de remise de prix ou un gala, la location d’une salle de réception à Lyon peut être excellente idée.